Doctolib-Alternative für Heilpraktiker

Doctolib ist kein Terminkalender mit Verzeichnis. Es ist ein Verzeichnis mit Terminkalender, und daran hängt der ganze Rest: der Preis, der Nutzen und die Frage, was passiert, wenn du wieder aussteigst. Das ist kein Vorwurf. Für eine Praxis, die neu ist und noch niemanden hat, kann genau das die richtige Investition sein. Für eine Heilpraktiker-Praxis mit festem Stamm und zwanzig Terminen in der Woche geht die Rechnung dagegen selten auf. Dieser Text sagt dir, woran du das für deine eigene Praxis erkennst, bevor du im Beratungsgespräch sitzt.

Wofür Doctolib gebaut ist, und für wen

Doctolib ist auf Arztpraxen zugeschnitten, und man merkt es an jeder Ecke. Mehrere Behandler, eine Anmeldung, die den ganzen Vormittag telefoniert, Sprechstundenbetrieb mit hoher Taktung, dazu Themen wie Videosprechstunde, Telefonassistenz und Abrechnung. Das sind echte Probleme, und für eine Praxis mit vier Ärzten und zwei Kräften am Empfang ist eine Software, die diese Probleme löst, ihr Geld wert.

Eine Heilpraktiker-Praxis hat andere. Dort arbeitet meistens eine Person allein, es gibt keinen Empfang, der Ersttermin dauert neunzig Minuten statt zwölf, und die Vorbereitung vor dem Termin ist wichtiger als die Taktung am Termintag. Heilpraktiker sind bei Doctolib ein Randsegment, kein Kernsegment. Das heißt nicht, dass es nicht funktioniert. Es heißt, dass du für sehr viel Funktionsumfang mitbezahlst, den du nie aufmachst.

Was es kostet, und was nicht im Grundpreis steckt

Doctolib weist die Preise öffentlich aus, man muss auf der Preisseite nur die Fachrichtung auf Heilpraktiker umstellen. Dann sieht es am 21. September 2026 so aus (Quelle: info.doctolib.de/preis, abgerufen am 21.09.2026):

Dass es eine kostenlose Version gibt, gehört dazu. Für einen ersten Blick ins Verzeichnis reicht sie, ein Buchungssystem ist sie nicht.

Interessanter als die 119 Euro ist die Fußnote darunter: inkl. MwSt. bei einem Jahresabonnement pro Monat pro Ärzt:in. In diesem einen Satz stecken drei Dinge.

• Jahresabonnement. 119 Euro ist der Preis bei jährlicher Bindung. Was ein monatlich kündbarer Vertrag kostet, steht nicht auf der Seite, dafür verweist dieselbe Fußnote auf eine Kurzberatung.
• Pro Behandler. Nimmst du eine Kollegin mit auf, verdoppelt sich der Posten.
• Inklusive Mehrwertsteuer. Wer als Heilpraktiker überwiegend umsatzsteuerfreie Heilbehandlungen abrechnet, zieht keine Vorsteuer. Für den sind 119 Euro dann tatsächlich 119 Euro, und nicht 100. Im Zweifel sagt dir das dein Steuerberater genauer.

Dazu kommt, was im Light-Paket ausdrücklich nicht drin ist oder extra kostet: Installation und Training ab 399 Euro einmalig, der KI-Sprechstundenassistent für 59 Euro im Monat zusätzlich, der KI-Telefonassistent gar nicht, Abrechnung gar nicht. Die zertifizierte Videosprechstunde ist bis zum 31.12.2026 kostenlos, danach ist sie im Light-Preis nicht ausgewiesen. Der Datenmigrations-Service beim Wechsel ist enthalten.

Der Portal-Effekt: Sichtbarkeit gegen Abhängigkeit

Der Portal-Effekt ist real, und es wäre unehrlich, ihn kleinzureden. Wer „Heilpraktiker Stuttgart" sucht und keinen Namen im Kopf hat, landet mit hoher Wahrscheinlichkeit auf einem Verzeichnis. Eine einzelne Praxisseite kommt gegen ein Portal bei solchen Suchen kaum an, weil das Portal tausende Seiten und jahrelange Verweise im Rücken hat. Diese Reichweite kannst du mieten, und genau das tust du.

Der Preis dafür besteht aus zwei Teilen. Der erste steht auf der Rechnung. Der zweite ist, dass deine Sichtbarkeit dem Portal gehört. Google kennt nicht deine Praxis, sondern das Verzeichnis, in dem sie steht. Auf der Ergebnisseite, auf der du gefunden wirst, stehen direkt neben dir vier Kollegen aus demselben Ort, sortiert nach Kriterien, die du nicht setzt. Und am Tag, an dem du kündigst, ist die Sichtbarkeit weg, nicht reduziert.

Wie sich das anfühlt, haben wir in unserer eigenen Praxis gelernt. Am Anfang haben wir uns in jedes Portal und Verzeichnis eingetragen, das wir finden konnten. Ein paar Verweise auf unsere Seite sind dabei sicher entstanden, mehr lässt sich im Rückblick nicht sagen. Dann sind wir umgezogen. Wir wussten selbst nicht mehr, wo wir überall standen. Manche Verzeichnisse haben ewig gebraucht, bis die neue Adresse drin war, andere haben sie nie übernommen. In einem der großen Branchenverzeichnisse stehen wir bis heute mit der alten Anschrift, obwohl wir die neue mehrfach gemeldet haben.

Daraus folgt nicht, dass man Portale meiden soll. Es folgt, dass jeder Eintrag in einem fremden Verzeichnis eine Kopie deiner Praxisdaten ist, die du nicht mehr in der Hand hast, und dass ein Portal nie die einzige Quelle sein darf. Führe von Anfang an eine Liste, wo du überall stehst. Und halte eine Stelle, die dir gehört, als die eine richtige: ein gepflegtes Google-Unternehmensprofil und deine eigene Buchungsseite. Beides kostet nichts im Monat.

Wem die Patienten gehören, die über ein Portal kommen

Rechtlich ist der Fall klar: Es sind deine Patienten, du bist für ihre Daten verantwortlich, der Anbieter verarbeitet sie in deinem Auftrag. Praktisch ist die Frage feiner gestellt, und sie lautet: Über welchen Weg erreichen sie dich beim nächsten Mal?

Wenn jemand deinen Folgetermin im Portal bucht, deine Erinnerung aus dem Portal bekommt und dein Profil im Portal sucht, dann läuft die Beziehung über das Portal, auch wenn sie dir gehört. Das merkst du erst beim Wechsel. Deshalb ist die einzige wichtige Frage vor dem Vertrag diese: Bekomme ich meine Kontaktliste jederzeit in einem Format heraus, mit dem ich arbeiten kann, also als CSV oder Tabelle, nicht als PDF-Ausdruck. Lass dir die Antwort schriftlich geben. Bei der Kündigung ist es zu spät, danach zu fragen.

Datenschutz, Auftragsverarbeitung und Gesundheitsdaten

Bei Heilpraktikern sind Termindaten fast nie harmlos. Schon der Name einer Terminart verrät etwas: Wer „Erstanamnese Kinderwunsch" bucht, hat damit eine Gesundheitsinformation preisgegeben, bevor er die Praxis betreten hat. Solche Daten fallen unter Artikel 9 DSGVO und sind besonders geschützt.

Drei Fragen klärst du bei jedem Anbieter, egal ob Portal oder schlanke Lösung:

• Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und bekomme ich ihn ohne Nachfrage? Ein Anbieter, bei dem du danach suchen musst, hat das Thema nicht durchdacht.
• Wo stehen die Server? EU oder Deutschland ist die Mindestangabe.
• Wer kann die Inhalte lesen? Das ist die Frage, die am häufigsten fehlt. Serverstandort sagt, wo Daten liegen, nicht, wer sie öffnen kann. Bei einem Anamnesebogen ist das der Unterschied zwischen „liegt in Frankfurt" und „kann außer mir niemand entschlüsseln".

Der letzte Punkt ist auch der Grund, warum ausgefüllte Bögen nichts im Mailpostfach zu suchen haben. Eine Mail liegt unverschlüsselt bei dir, beim Absender und bei zwei Anbietern dazwischen. Wie es besser geht, steht in unserem Beitrag zum Anamnesebogen ohne Mailanhang.

Das ist eine Einordnung nach bestem Wissen und keine Rechtsberatung. Für die verbindliche Bewertung in deiner Praxis sprich mit einer Datenschutzberatung oder einem Anwalt.

Wann ein Portal richtig ist, wann eine eigene Buchungsseite reicht

Hier ist der Satz, den man von einem Anbieter selten liest: Wenn du gerade eröffnet hast, niemanden kennst und in einer größeren Stadt sitzt, kaufst du im Portal Sichtbarkeit, die du sonst nicht hättest. Der eigene Aufbau über Google und Empfehlungen dauert sechs bis zwölf Monate, und in dieser Zeit muss die Miete trotzdem bezahlt werden. Das ist ein ehrliches Argument für ein Portal, und es gilt in genau dieser Phase.

Eine eigene Buchungsseite ersetzt das Verzeichnis nicht, sie ersetzt den Anruf. Sie nimmt Termine an, wenn du gerade behandelst, zeigt das Honorar vorher an, schickt die Vorbereitung mit und erinnert rechtzeitig. Das ist der Teil, an dem eine kleine Praxis tatsächlich Zeit gewinnt, und dafür braucht es keine Plattform mit Marktplatz. Welche Funktionen dabei zählen, haben wir im Vergleich der Buchungssoftware für Heilpraktiker und in der Anbieterübersicht 2026 aufgeschrieben.

Wechseln: die vier Dinge, die du vorher klärst

Ein Wechsel ist kein großes Projekt, wenn diese vier Punkte vorher stehen. Wird einer übersehen, wird es unangenehm, und zwar immer derselbe.

• Laufzeit und Kündigungsfrist. Bei einem Jahresabonnement hängt der Ausstieg am Vertragsdatum, nicht am Kalenderjahr. Schau ins Vertragsdokument, nicht in die Rechnung, kündige schriftlich und lass dir den Eingang bestätigen.
• Datenexport, bevor du kündigst. Kontakte als CSV, offene Termine als Liste. Solange der Zugang aktiv ist, ist es ein Knopf. Danach ist es ein Vorgang.
• Bestehende Termine. Zwei Wochen Parallelbetrieb, in denen nur noch das neue System neue Buchungen annimmt, das alte aber die bereits gebuchten abarbeitet. Dann der Schnitt.
• Alte Links und Profile. Buchungslink auf der Website, in der Instagram-Bio, im Google-Unternehmensprofil, in der Mailsignatur. Diese vier Stellen werden regelmäßig vergessen, und sie sind der Grund, warum nach dem Wechsel plötzlich niemand mehr bucht.

Kunden informierst du in einem Satz bei der nächsten Terminbestätigung, nicht in einer eigenen Rundmail. Für die meisten ändert sich nur die Adresse, unter der sie klicken.

Häufige Fragen

Was kostet Doctolib für Heilpraktiker?

Auf der Preisseite von Doctolib stehen für die Fachrichtung Heilpraktiker zwei Pakete: eine kostenlose Version mit stark eingeschränktem Umfang und Patientenmanagement Light für 119 Euro im Monat, inklusive Mehrwertsteuer, bei einem Jahresabonnement und je Behandler (abgerufen am 21. September 2026). Dazu kommen Installation und Training ab 399 Euro einmalig. Der KI-Sprechstundenassistent kostet 59 Euro im Monat extra, der KI-Telefonassistent und die Abrechnung sind im Light-Paket nicht enthalten. Was ein monatlich kündbarer Vertrag statt eines Jahresabonnements kostet, weist die Seite nicht aus.

Lohnt sich ein Portal für eine Praxis mit 15 Terminen die Woche?

Das hängt daran, wie viele dieser Termine Neukunden sind. Rechne den Monatspreis durch dein durchschnittliches Honorar. Ergibt das zwei Neukunden im Monat und du gewinnst heute schon vier über Empfehlungen, zahlt das Portal sich erst, wenn es zusätzlich zu den vieren liefert. Bei einer kleinen Praxis mit festem Stamm ist das selten der Fall, bei einer Neueröffnung ohne Stamm oft schon.

Verliere ich Patienten, wenn ich nicht im Portal stehe?

Wer dich mit Namen sucht, findet dich auch ohne Portal, sofern du ein gepflegtes Unternehmensprofil bei Google und eine erreichbare Buchungsseite hast. Was ohne Portal wegfällt, ist die anonyme Suche nach Berufsbezeichnung und Ort. Ob diese Gruppe für dich relevant ist, hängt von deiner Stadt und deinem Angebot ab, nicht von einer allgemeinen Regel.

Was passiert mit meinen Bewertungen, wenn ich das Portal verlasse?

Bewertungen auf einer Plattform bleiben in aller Regel dort und ziehen nicht mit um. Sie gehören zum Profil auf dem Portal, nicht zu dir. Wer das vermeiden will, sammelt Bewertungen parallel an einer Stelle, die ihm selbst gehört, zum Beispiel im Google-Unternehmensprofil oder auf der eigenen Seite.

Wie komme ich an meine Kontaktdaten, wenn ich wechsle?

Als Verantwortlicher für deine Patientendaten kannst du den Export bei deinem Anbieter verlangen, und Artikel 20 DSGVO gibt zusätzlich jeder betroffenen Person ein eigenes Recht auf Datenübertragbarkeit. Wichtig ist das Format: eine Liste als CSV oder Excel ist verwertbar, ein PDF-Ausdruck praktisch nicht. Frage das vor Vertragsschluss schriftlich ab, nicht erst bei der Kündigung.

Worauf es am Ende hinausläuft

Ein Portal verkauft dir Sichtbarkeit, eine Buchungsseite verkauft dir Ruhe. Beides hat seinen Preis, und die Frage ist nur, was dir im Moment fehlt. Wenn dein Kalender halb leer ist und dich niemand kennt, brauchst du Sichtbarkeit und solltest dafür zahlen. Wenn dein Kalender voll ist und dich das Telefon in der Behandlung stört, zahlst du im Portal jeden Monat für ein Problem, das du nicht mehr hast. Rechne es einmal durch, bevor du das Gespräch führst. Zwei Minuten reichen, und danach führst du ein anderes Gespräch.